Un caso real ilustra la carga de la burocracia para pequeños negocios: una empresa de restauración con entre 7 y 10 empleados, formada como sociedad limitada, debe afrontar cada año gastos laborales y contables de 3.216 euros más IVA y dedicar aproximadamente 118 horas a gestiones administrativas. Este ejemplo, proporcionado por la consultora EntreTrámites, muestra el peso que representa el papeleo para las empresas pequeñas. Con beneficios anuales situados entre 20.000 y 30.000 euros, la empresa termina alcanzando cerca del 10% de sus ingresos en costos de gestión documental. En cuanto a licencias, la renovación para la venta de alimentos requiere 8 horas anuales; para facturas y contabilidad, 60 horas al año, es decir, 5 horas cada mes.
Por su parte, un autónomo que se dedica al comercio electrónico y emplea a una persona, debe destinar 1.176 euros al año más IVA para gestiones contables y laborales. Sus ingresos anuales oscilan entre 50.000 y 60.000 euros. Aunque las cargas varían según el sector, la tendencia actual es la necesidad constante de subcontratar estos servicios para mantener la operación en marcha.
EntreTrámites, que aporta varios de estos ejemplos, llevó a cabo un estudio centrado en los trámites notariales. En total, 72 procedimientos deben realizarse, y 45 de ellos podrían eliminarse. De los 737.535 actos notariales ejecutados en 2022, 694.142 (el 94,1%) podían haberse suprimido, sostiene la consultora liderada por Louis Williams. Este ahorro se tradujo en 89,8 millones de euros para emprendedores españoles y 844.590 horas evitadas en esperas.
El informe resalta que durante 2022 las empresas y personas jurídicas radicadas en España gastaron 99,1 millones de euros en tasas e impuestos notariales y dedicaron 897.388 horas a procedimientos notariales. Esa productividad perdida representa 45,2 millones de euros y, en conjunto, el impacto mínimo de las complejidades del sistema de notariado y registro mercantil se cifra en 144,3 millones de euros.
William Williams señala que la administración es imprescindible para mantener el orden y el cumplimiento, pero el alcance extenso de la burocracia genera ineficiencias y costos financieros directos, además del coste intangible del tiempo invertido. Según su juicio, las ramificaciones económicas de estas complejidades administrativas constituyen una barrera para un desarrollo emprendedor más dinámico en España.
El estudio compara la situación de España con Estonia, reconocida como una de las Naciones más avanzadas digitalmente, donde el 99% de los servicios gubernamentales están disponibles online en cualquier momento. Se concluye que 45 de los 72 trámites identificados en España pueden realizarse por internet en Estonia, sin necesidad de presencia física ni intermediarios.
Según el análisis, los 45 trámites que es posible gestionar online en Estonia representaron 694.142 de las 737.535 actas mercantiles gestionadas por notarios en España en 2022, lo que equivale al 94,1%. Los costos de honorarios ascendieron a 89,8 millones de euros y se invirtieron 844.589 horas para realizar estos trámites, alrededor de 42,5 millones de euros. Un nivel similar de optimización digital en España podría generar un ahorro de 132,3 millones de euros anuales para los emprendedores, según el informe.
La CEOE, a través de su análisis anual, vigila la producción normativa de los distintos niveles de administración, que a menudo se superponen y complican la gestión. El estudio de 2022, con la mirada puesta en 2023, indica que el conjunto de páginas publicadas en boletines oficiales estatales y autonómicos alcanzó 1.329.865, el mayor volumen de la última década y un 22% superior a lo publicado el año anterior. En relación con las páginas del BOE, 2022 vio 254.757 ediciones, un incremento del 5,4% frente a 2021, y las secciones I y III, que recogen disposiciones estatales, representaron más de la mitad del total, ligeramente por encima del peso de años anteriores.
Negocios de consultoría
Para que alguien esté plenamente al día con las novedades legislativas publicadas en el BOE durante 2022, haría falta leer casi 698 páginas cada día. Este caudal de normativa ha impulsado un floreciente mercado de consultoría. El número de Reales Decretos-Leyes (RD-L) se mantiene como uno de los valores más altos de los últimos 40 años, reflejando una regulación más amplia para casos de necesidad urgente. En 2022, el número de RD-L casi duplica la media de las cuatro décadas previas. Las comunidades autónomas concentraron el 80,8% de las páginas publicadas en boletines oficiales, una señal de que la completa unidad de mercado y la seguridad jurídica enfrentan retos relevantes, según la CEOE.
En 2023 entró en vigor la Ley 11/2023 de transposición de directivas de la UE, que digitaliza actuaciones notariales y permite trámites en línea para constitución de sociedades, ampliaciones o reducciones de capital y cambios estatutarios, entre otros. Aunque su implantación reciente no ofrece estimaciones claras sobre reducción de tiempos y costos, representa un giro hacia una gestión más ágil y eficiente.
La Ley de emprendedores introdujo avances para facilitar la creación de sociedades exprés a bajo costo. No obstante, persisten carencias y complicaciones en el proceso de constitución para startups, lo que subraya la necesidad de seguir simplificando trámites y reduciendo la burocracia para el crecimiento de nuevas empresas.